Panduan cara filter data di excel menggunakan fitur autofilter excel untuk memfilter data di excel serta memperbaiki filter excel yang tidak berfungsi
Bagaimana cara memfilter data di excel?
Pada tutorial excel kali ini kita akan mempelajari cara filter data di excel menggunakan fitur autofilter excel. Bagaimana cara membuat filter atau membuat autofilter pada excel, melakukan filter data dalam format teks, angka dan tanggal. Juga tentang bagaimana melakukan autofilter beberapa kolom secara bersamaan, menerapkan filter excel berdasarkan warna sel, mengcopy hasil filter, serta bagaimana cara meghapus filter data.
Pada toturial tentang Mengurutkan Nama Sesuai Ranking, sudah sedikit kita bahas tentang manfaat menggunakan fitur sort and filter. Hanya saja pada tutorial tersebut yang lebih ditekankan adalah penggunaan fitur short untuk mengurutkan data.
Fitur Filter atau sering disebut juga sebagai autofilter adalah salah satu fitur yang terdapat pada microsoft office Excel yang digunakan menampilkan baris data tertentu sesuai filter yang kita terapkan dan menyembunyikan sisa baris data lainnya.
Jadi dengan fitur Sort, data akan diatur ulang sesuai urutannya. Sedangkan dengan fitur filter, data akan disembunyikan dan hanya menampilkan sebagian data yang kita inginkan saja.
Setelah melakukan filter data pada excel ini kita bisa melakukan tindakan lebih lanjut misal melakukan copy paste data tertentu.
Auto filter pada excel dibedakan menjadi tiga kategori, yakni:
1. Filter berdasarkan kriteria teks
2. Filter berdasarkan nilai angka/bilangan
3. Filter berdasarkan format warna tertentu
Untuk kebutuhan filter yang lebih kompleks anda bisa mencoba menggunakan fitur Advanced filter Excel yang sudah dijelaskan pada halaman lain.
Cara Filter Di Excel
Bagaimanakah cara membuat filter di excel?
Untuk membuat filter data pada excel ikuti langkah-langkah berikut:
1. Untuk memfilter data atau auto filter pada Tabel Excel atau range data yang ingin anda filter harus memiliki header, seperti gambar dibawah ini.Kemudian pilih menu filter yang ada di TAB DATA–SORT & FILTER GROUP–FILTER atau cukup dengan menggunakan shortcut Ctrl + Shift + L. Jika tombol drop down seperti gambar diatas muncul pada semua header berarti langkah yang anda lakukan sudah benar.
2. Berikutnya anda tentukan kolom mana yang akan anda filter.Dalam contoh ini saya akan menerapkan filter untuk kolom “Toko Buku”. Klik menu dropdown pada header “Toko Buku” kemudian centang data yang ingin anda tampilkan. Misalnya saya hanya ingin menampilkan data Toko Buku TB.Laris 1.
3. Selesai. Hasilnya seperti gambar dibawah ini.
4.
Setelah memfilter kolom sebuah tabel, Anda juga dapat menerapkan filter pada kolom lainnya.
Untuk melakukan filter multi kolom tersebut caranya cukup mudah. Setelah anda melakukan filter pertama seperti diatas tinggal meengulang cara memfilter data untuk kolom lainnya dengan cara yang sama.
Dan hasilnya pada tabel tersebut jika kolom Toko Buku difilter untuk menampilkan “TB.Laris 1” saja DAN kolom Penerbit difilter untuk menampilkan “Penerbit B” saja, maka hasilnya seperti berikut:
Sebelum menggunakan autofilter, Seleksi seluruh tabel/range data untuk memastikan tabel/range data yang akan kita filter sudah sesuai keinginan.
Cara diatas merupakan cara filter data pada excel secara umum/standart. Berikutnya kita akan mempelajari fitur autofilter excel ini lebih mendalam untuk melakukan filter data lebih lanjut.
Aktifitas memfilter data umumnya tidak lepas juga dengan kegiatan mengurutkan data. Panduan lengkapnya bisa Anda baca pada halaman berikut: Fitur Sort untuk mengurutkan data di excel.
Cara Membuat Filter Data Teks
Untuk kolom data yang berisi data text, fitur filter excel memberikan opsi lanjutan seperi dibawah ini:
Keterangan:
* Equals…: Memfilter teks pada sel yang berisi teks tertentu
* Does not equals…: Memfilter teks pada sel yang tidak berisi teks tertentu
* Begins With…: Memfilter teks yang diawali dengan teks tertentu
* Ends With…: Memfilter teks yang diakhiri dengan teks tertentu
* Contains…: Memfilter teks pada sel yang mengandung teks tertentu
* Does Not Contain…: Memfilter teks pada sel yang tidak mengandung teks tertentu
Dengan menggunakan opsi-opsi lanjutan filter teks ini kita bisa melakukan filter data dengan lebih maksimal dan leluasa.
Sebagai contoh misalnya saya ingin memfilter Toko Buku yang mengandung teks “Jaya”. Maka kita klik opsi Text Filters–Contains… sehingga muncul kotak dialog Custom AutoFilter seperti dibawah. Kemudian ketikkan teks “Jaya”.
Dan hasil filternya seperti contoh dibawah ini :
Untuk melakukan filter dengan 2 kriteria lakukan langkah diatas kemudian tentukan kriteria kedua.
Custom teks filter diatas dilakukan untuk memfilter Kolom “Toko Buku” yang mengandung teks “Laris 1” atau “Jaya 1”
Keterangan Radio Button:
1. And: filter untuk data yang memenuhi kedua kriteria
2. Or: Untuk melakukan filter data yang memenuhi salah satu kriteria
Hasil yang diperoleh akan seperti dibawah ini:
Jika anda perhatikan dengan teliti pada kotak opsi custom filter diatas ada keterangan tentang penggunaan karakter whilcard. Seperti pada fitur FIND and REPLACE Excel yang kita bahas sebelumnya.
Tanda tanya (?) mewakili satu karakter teks dan tanda bintang (*) mewakili banyak karakter teks.
Cara Membuat Filter Data Angka/Bilangan di Excel
Seperti autofilter pada kolom yang berisi teks, Excel juga memberikan opsi filter khusus jika kolom yang akan kita filter sekumpulan data berformat angka. Perhatikan gambar berikut.
Number filter atau filter angka yang bisa kita lakukan pada prinsipnya hampir sama dengan operator perbandingan aritmatika. untuk lebih jelasnya sebagai berikut.
* Equals…: Membuat filter untuk angka yang sama dengan (=)
* Does Not Equal…: Membuat filter untuk angka yang tidak sama dengan (<>)
* Greater Than…: Membuat filter untuk angka yang lebih dari (>)
* Greater Than or Equal To…: Membuat filter untuk angka yang lebih dari atau sama dengan (>=)
* Less Than…: Membuat filter untuk angka yang kurang dari (
* Less Than or Equal To…: Membuat filter untuk angka yang kurang dari atau sama dengan (
* Between…: Memfilter untuk angka yang bernilai diantara dua angka tertentu.
* Top10…: Memfilter 10 angka tertinggi
* Above Average…: Memfilter angka yang bernilai diatas rata-rata
* Below Average…: Memfilter angka yang bernilai dibawah rata-rata.
Sebagai contoh autofilter dibawah ini akan memfilter data Harga diatas 60.000 dan dibawah 80.000.
Hasilnya filternya adalah sebagai berikut:
Cara Membuat Filter Data Tanggal
Selain text filter dan number filter, untuk data dalam bentuk tanggal, excel juga menyediakan opsi lanjut.
Secara default auto filter akan mengelompokkan tanggal pada kolom terfilter berdasarkan tahun, bulan dan tanggal.
Jika anda memfilter data dalam format tanggal maka penampakan opsi filternya akan seperti ini:
Masing-masing date filter diatas keterangannya adalah sebagai berikut:
* Equals…: Menampilkan baris yang berisi tanggal tertentu
* Before…: Menampilkan baris yang berisi tanggal sebelum tanggal tertentu
* After…: Menampilkan baris yang berisi tanggal setelah tanggal tertentu
* Between…: Menampilkan baris yang berisi tanggal diantara dua tanggal tertentu
* Tomorrow…: Menampilkan baris yang berisi tanggal 1 hari setelah hari ini (Besok)
* Today…: Menampilkan baris yang berisi tanggal hari ini
* Yesterday…: Menampilkan baris yang berisi tanggal 1 hari sebelum tanggal hari ini (Kemarin)
Excel menganggap awal minggu adalah hari minggu. Sehingga misal sekarang adalah 17 Nopember 2016 (Kamis), maka seminggu yang lalu adalah tanggal 6-12 Nopember 2016 (Minggu-Sabtu). Tanggal adalah Minggu ini dan tanggal adalah minggu depan.
* Next week…: Menampilkan baris yang berisi tanggal seminggu berikutnya
* This week…: Menampilkan baris yang berisi tanggal seminggu ini
* Last week…: Menampilkan baris yang berisi tangal seminggu yang lalu
* Next month…: Menampilkan data yg berisi tanggal bulan setelah bulan sekarang
* This Month…: Menampilkan data yang berisi tanggal dengan bulan yang sama dengan bulan sekarang.
* Last Month…: Menampilkan data yang berisi tanggal dengan bulan yang sama dengan bulan lalu.
Excel membagi satu tahun dalam 4 bagian, bulan 1,2,3 masuk Quarter pertama, bulan 4,5,6 masuk quarter kedua, bulan 7,8,9 masuk quarter ketiga dan bulan 10,11,12 masuk quarter terakhir atau keempat.
* Next Quarter…: Menampilkan data yg berisi bulan-bulan setalah quarter sekarang
* This Quarter…: Menampilkan data yg berisi bulan-bulan yang sama dengan quarter sekarang
* Last Quarter…: Menampilkan data yg berisi bulan-bulan quarter sebelum quarter sekarang
* Next Year…: Menampilkan data yg berisi Tahun depan
* This Year…:Menampilkan data yg berisi Tahun sekarang
* Last Year…:Menampilkan data yg berisi Tahun yang lalu
* Year To Date…: Menampilkan data yg berisi Awal tahun sampai hari ini (sekarang)
Untuk cara penerapannya sama dengan filter angka dan teks yg sudah saya jelaskan diatas.
Gambar berikut akan menampilkan data untuk tanggal 12 Oktober 2016 sampai 2 Nopember 2016.
Menerapkan Filter Berdasarkan Warna Cell
Selain berdasarkan angka, teks, dan tanggal autofilter excel juga bisa digunakan untuk memfilter berdasarkan format warna. format warna yang disedikan adalah berdasarkan warna sel, warna teks dan warna icon.
Dan hasil filternya adalah yang berwarna kuning saja yang ditampilkan:
Memfilter Ulang Setelah Melakukan Perubahan Data
Setelah melakukan filter dan ada perubahan data excel tidak serta merta secara otomatis menerapkan filter. Untuk itu perlu melakukan filter ulang.
Caranya adalah dengan memilih menu ReApply atau cukup dengan Shortcut keyboard Ctrl + Shift + L.
Cara Meng-Copy Hasil Filter Data
Bagaimana cara mengcopy data excel yang sudah difilter?
Setelah terfilter mungkin anda ingin mengcopy hasil filter ke tempat lain. Cara copy paste data yang terfilter seperti cara copy paste pada umumnya yakni seleksi seluruh sel yg terlihat kemudian copy ke tempat rang yang lain.
Yang perlu anda perhatikan pada waktu mempaste hasil copyan jangan dipaste pada sel yang sebaris dengan data kita. karena pada data kita ada baris-baris yang tersembunyi.
Dalam beberapa kasus baris yang tersembunyi ternyata juga ikut terpaste. Jika terjadi hal ini maka cara copy pastenya adalah dengan menggunakan fitur Go To Special pada menu Home tab–Editing group–Find & Select–Go to Special…–Visible Cells only.
Atau sebelum mengcopy tekan Shortcut Alt + ; untuk menseleksi cell yang terlihat saja.
Cara Menghapus Filter Excel
Setelah melakukan filter pada data yang kita miliki jika tidak diperlukan lagi kita bisa menghapus filter-filter excel tersebut. tentunya hal ini dibutuhkan untuk menampilkan kembali baris-baris data yang tersembunyi disebabkan oleh auto filter yang kita terapkan.
Untuk menghapus filter pada kolom tertentu caranya adalah dengan mengklik tombol filter yang terdapat pada header kolom dan pilih menu Clear Filter from ….
Sedangkan untuk menghapus semua filter semisal filter dilakukan pada beberapa kolom caranya adalah pilih menu Clear pada Tab Data–Sort & Filter group–Clear.
Demikian yang bisa saya jelaskan tentang fitur autofilter pada excel ini. Jika masih ada yg kurang jelas silahkan sampaikan dikolom komentar. Lain waktu akan kita dalami tentang advanced filter pada excel.
Berikut beberapa tutorial terkait Sort & Filter di excel: