Cara membuat proposal seminar ternyata tidak segampang kelihatannya, karena harus disusun dan ditulis dengan baik dan benar supaya cepat di-ACC oleh pihak peninjau acara. Bagi Anda yang sebelumnya sudah pernah membuat, pasti sudah tak asing dengan proses dan komponen yang terdapat di dalamnya.
Tapi, bagaimana jika ini adalah pertama kalinya Anda membuat proposal seminar? Untungnya, postingan kali ini akan membahas apa saja langkah-langkah yang harus Anda lakukan supaya menghasilkan proposal seminar yang mudah untuk di-ACC.
Sebelum menyusun proposal untuk menyelenggarakan seminar, Anda harus mengetahui komponen-komponen yang harus tercantum dalam proposal. Berikut ini hal-hal yang wajib Anda cantumkan dalam proposal seminar Anda kepada Komite Technical Review untuk dipertimbangkan.
1. Tetapkan Tujuan Seminar Anda
Pertama, tuliskan tujuan seminar Anda. Anda bisa menyertakan pernyataan visi secara singkat atau menjelaskan tujuan yang ingin Anda capai melalui acara seminar yang akan Anda selenggarakan.
Dengan menyebutkan tujuan seminar, Anda dapat menunjukkan kepada pihak komite peninjau bahwa Anda berdedikasi untuk membantu peserta seminar memenuhi tujuan spesifik tersebut. Bagian ini mencakup jumlah peserta, anggaran, hingga pendanaan. Setelah itu, tetapkan tujuan jumlah orang yang ingin Anda hadirkan secara langsung atau untuk menonton live streaming seminar Anda.
2. Buat Judul Proposal Seminar
Judul merupakan unsur yang sangat penting dan harus Anda sertakan di bagian awal proposal seminar Anda. Untuk membuat judul proposal seminar yang menarik, pertama Anda sediakan dahulu dua atau tiga judul untuk dipertimbangkan. Buatlah judul sedeskriptif mungkin dengan pemilihan diksi yang mampu mnarik perhatian audiens target.
Buat judul yang singkat, jelas, ringkas, dan tentunya relevan dengan tujuan dan tema seminar yang sudah Anda tetapkan. Selain itu, jika ada pihak lain baik itu dari lembaga, instansi, maupun sponsor dari acara seminar tersebut, pastikan juga Anda menuliskannya.
3. Jelaskan Latar Belakang Pengambilan Topik Seminar
Cara membuat proposal seminar selanjutnya adalah menuliskan latar belakang dengan menguraikan alasan Anda mengadakan seminar tersebut secara detail. Anda juga bisa menjelaskan alasan dari pemilihan tema atau topik yang akan Anda gunakan.
Misalnya mengulas tentang urgensi tema seminar yang akan diangkat, menyertakan data pendukung tentang suatu fenomena terkait topik seminar, dan semacamnya. Namun, perlu Anda ingat bahwa sebaiknya penjelasan di bagian ini tidak terlalu panjang. Buat maksimal 1,5 halaman saja.
4. Tuliskan Maksud dan Tujuan Seminar yang Telah Ditetapkan
Sebelum masuk ke cara membuat proposal seminar, sebelumnya Anda telah mengantongi tujuan-tujuan yang tadi sudah ditetapkan. Nah, tuliskan tujuan tersebut di bagian ini dalam bentuk poin-poin singkat supaya lebih mudah dipahami.
Dengan menyertakan tujuan-tujuan dasar yang jelas, akan menunjukkan pengetahuan dan penguasaan Anda terhadap topik seminar yang akan dibawa. Jika demikian, maka kemungkinan proposal seminar Anda di-ACC akan lebih besar.
5. Tulis Ikhtisar Kursus
Ikhtisar kursus adalah ringkasan singkat (satu atau dua paragraf pendek) dari acara seminar dan digunakan sebagai pengantar rincian kegiatan seminar. Buatlah ikhtisar ini dengan kalimat yang singkat dan jelas, namun mampu menarik perhatian pembaca untuk menghadiri seminar.
Untuk membuat gambaran umum acara seminar Anda, sebaiknya tulis ringkasan singkat dari seminar yang Anda usulkan dengan memasukkan hal-hal berikut:
* Jelaskan urgensi dan manfaat menghadiri acara seminar Anda.
* Tulis poin-poin materi yang akan dipelajari audiens.
* Identifikasi masalah/isu umum yang saat ini menjadi prioritas tinggi dalam tema yang Anda angkat.
6. Cantumkan Rincian Kegiatan Seminar
Cara membuat proposal seminar selanjutnya adalah mencantumkan rincian kegiatan seminar. Buatlah rincian yang lebih detail dengan menguraikan setiap rencana kegiatan dari sesi awal hingga sesi akhir. Tuliskan juga siapa saja yang akan menjadi pembawa acara, moderator, pemateri atau narasumber, bintang tamu, serta pembagian waktu.
Waktu istirahat sekalipun juga tak boleh ketinggalan untuk Anda sertakan. Yang tak kalah penting, cantumkan juga dalam proposal seminar Anda dimana tempat atau ruang yang mendukung terselenggaranya acara seminar tersebut dengan lancar.
7. Rencana Anggaran
Bagian akhir dari cara membuat proposal seminar adalah rencana anggaran. Tak bisa dipungkiri bahwa setiap mengadakan acara apapun, pasti membutuhkan dana untuk memenuhi semua peralatan dan biaya lain yang dibutuhkan demi kesuksesan dan kelancaran acara tersebut.
Begitu juga dengan acara seminar yang memerlukan serangkaian peralatan teknis, administratif, hingga biaya sewa gedung sebagai tempat penyelenggaraan. Beberapa peralatan yang umumnya harus ada di acara seminar antara lain:
* Perlengkapan administratif, meliputi buku daftar hadir, lembar kerja peserta seminar, dan lain-lain.
* Peralatan display meliputi LCD projector, meja display, laser pointer, laptop, whiteboard, dan sejenisnya.
* Meja dan kursi peserta seminar.
* Perlengkapan audio, meliputi audio projection, microfon, speaker, dan sebagainya.
Saat menyusun rencana anggaran ini, pastikan Anda membuat kategorisasi berdasarkan kebutuhan setiap bagian, seperti kebutuhan panitia, peserta, organizer, dan lain-lain. Selain itu, pastikan Anda menuliskan harga yang riil atau sesuai pasaran, jangan sampai dilebih-lebihkan untuk keuntungan pribadi atau kelompok karena pihak peninjau acara pasti sudah terbiasa meninjau anggaran berbagai acara.
Jika terbukti Anda membuat rencana anggaran yang tidak realistis, maka besar kemungkinan proposal seminar Anda tidak disetujui. Sebagai alternatif, Anda bisa menambahkan biaya darurat untuk mengantisipasi setiap keperluan tak terduga yang bisa sewaktu-waktu harus dipenuhi saat acara seminar berlangsung. Namun, nominal biaya darurat juga harus dibuat serealistis mungkin.
Itulah langkah-langkah yang harus Anda lakukan dalam cara membuat proposal seminar agar mudah disetujui. Setelah menyusun proposal, tentunya Anda juga harus memikirkan terkait souvenir seminar. Dan salah satu pilihan souvenir terbaik adalah tas seminar yang terdapat logo perusahaan atau topik seminar Anda.
Jika Anda mencari produsen konveksi tas berkualitas dengan harga terjangkau, maka OSCAS siap melayani pembuatan tas seminar eksklusif untuk Anda. Selain menyediakan layanan custom, OSCAS juga memiliki berbagai desain tas seminar yang unik dan menarik.