Hi DomaiNesians! Email adalah media komunikasi yang cukup banyak digunakan orang. Khususnya bagi perusahaan, keberadaan email dengan nama domain sangatlah penting. Email dengan nama perusahaan sendiri akan membuat perusahaan kamu terlihat profesional. Nah, pada panduan kali ini akan dijelaskan tentang cara membuat template email di webmail. Template email ini bermanfaat ketika kamu ingin mengirimkan email dengan format/ tulisan yang sama kepada beberapa orang. Jadi, kamu tidak perlu menuliskan email dengan isi yang sama berulang kali. Mau tahu caranya? Yuk ikuti step by step nya ya!
Sebelum membuat template email, pastikan kamu sudah tahu cara membuat email domain terlebih dahulu ya. Kamu bisa ikuti Cara Membuat Email Perusahaan Untuk Pemula. Kemudian silakan ikuti panduan berikut,
1. Login cPanel Hosting
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah login ke cPanel. Login cPanel dapat melalui /cpanel, sesuai email yang dikirim dari DomaiNesia mengenai Informasi Account Hosting. Bagi anda yang belum tahu cara login cPanel, silahkan baca di Cara Login cPanel Hosting.
2. Memilih Email Accounts
Setelah berhasil login, pada form pencarian silakan tulis “email accounts”. Lalu klik Email Accounts.
Kemudian munculah beberapa akun email yang kamu buat. Akun email ini adalah email dengan nama domain kamu sendiri ya. Kemudian, pilih akun email yang diinginkan dan klik Access Webmail.
Apabila kamu menemukan perbedaan gambar seperti berikut, silakan klik Check Email
3. Membuka Webmail
Interface untuk membuka email anda bisa menggunakan Roundcube. Silakan klik Open. Jika kamu tidak menemukan gambar seperti di bawah ini dan langsung terhubung ke Roundcube, maka tidak masalah.
> Catatan: Kamu juga bisa langsung mengakses webmail dengan mengikuti panduan Cara Login Webmail.
4. Membuat Template Email di Webmail
Tunggu sebentar maka akan diarahkan ke halaman dashboard webmail. Untuk membuat template email, silakan klik Settings.
Kemudian silakan diisi:
* Display Name
Pada bagian Display Name, silakan tulis siapa kamu. Misalnya kamu berperan sebagai tim HRD di suatu perusahaan X, silakan tulis TIM HRD Perusahaan X. Pada contoh kali ini, akan ditulis Tim DomaiNesia pada bagian display name.
* Email
Silakan tulis alamat email domain/ email perusahaan kamu
* Organization
Silakan tulis nama perusahaan atau nama divisi
* Reply To
Digunakan untuk menuliskan alamat email tujuan (yang ingin dibalas). Saran Kami, biarkan kosong saja. Karena ada banyak alamat email tujuan.
* Bcc
Digunakan untuk menuliskan alamat email lainnya. Biarkan kosong saja.
Silakan klik Set default agar otomatis tersimpan.
Pada bagian Signature, silakan diisi dengan email yang ingin kamu tuliskan. Isi email inilah yang akan menjadi template.
5. Cara Kirim Email Template
Untuk mengirimkan email, silakan klik Mail kemudian klik Compose.
Tunggu sebentar, maka template email yang kamu tulis tadi akan segera muncul.
Kamu bisa juga mengubah isi email jika ada yang perlu dirubah. Kamu juga bisa menambahkan logo perusahaan lho! Coba baca Cara Menambahkan Email Signature Perusahaan. Jika sudah, silakan tulis penerima email pada bagian To dan juga subject email. Jangan lupa klik Send untuk kirim email.
Kesimpulan
Sekarang kamu tidak perlu membuat isi email satu persatu untuk dikirimkan ke banyak penerima. Hanya perlu membuat satu template saja dan dapat segera didistribusikan ke alamat email lain. Cara membuat email template di webmail juga cukup mudah. Pada prinsipnya, sama seperti membuat email signature. Jangan lupa untuk melakukan sinkronisasi email perusahaan ke smartphone Android ya. Kamu bisa ikuti cara setting email di Android.