Menulis email dengan baik dan benar merupakan hal yang penting, hal tersebut dikarenakan email merupakan salah satu fasilitas untuk berkomunikasi formal yang banyak digunakan saat ini.
Kelebihan dari email adalah kita tidak harus ada pada waktu yang sama dengan lawan bicara kita ketika berkomunikasi. Masalahnya saat mengirim email terkadang orang salah paham dengan maksud sebenarnya dari email tersebut karena pengguna yang masih awam dalam berkomunikasi dengan email.
Menurut penelitian baru-baru ini dari Sendmail.com ditemukan bahwa 64% dari orang yang mengirim dan menerima email menimbulkan salah paham dan kebingungan yang tidak disengaja. Hal ini dikarenakan banyaknya jumlah email yang kita kirim dan terima.
Sangat penting untuk menulis email dengan baik dan benar. Menulis email yang baik dan benar akan mengurangi waktu kamu dalam membaca email dan merespons email tersebut.
Selain itu, menulis email yang benar, akan membuat kamu terlihat lebih profesional. Untuk calon pekerja, minimal harus tau mengenai hal ini, misalnya untuk mengirimkan surat lamaran kerja atau untuk pekerja mungkin untuk mengirim laporan kinerja ataupun hasil kerja ke atasan.
Sebelum masuk ke pembahasan mengenai hal ini, pastikan terlebih dahulu bahwa kamu sudah memiliki email gmail,karena tutorial kali ini menggunakan interface email gmail, jadi untuk pengguna email lain seperti email yahoo ataupun outlook, tampilannya sedikit berbeda.
Jangan khawatir, esensi penulisan email tetap sama, terlepas dari layanan email yang kamu gunakan.
Penulisan email formal bisa dibilang mirip dengan surat formal atau di adaptasi dari penulisan surat formal. Jadi kalau kamu sudah terbiasa menulis surat formal, kamu bisa terapkan pengetahuan tersebut di email.
Penting untuk diketahui, tidak semua komunikasi lewat email harus formal, hanya saja, jika terkait pekerjaan dan menyangkut hal penting lainnya, aku sarankan untuk meluangkan waktu dan membuat pesan email yang baik dan jelas. Agar tidak terjadi salah paham, dan masalah lainnya.
1. Ketahui Kepada Siapa kamu Akan Mengirim Email
Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah email, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat email penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.
Pada baris To diisi dengan alamat email penerima utama. Selanjutnya pada baris CC diisi dengan alamat email penerima tembusan/copy email (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang lain untuk menerima email tersebut) dan pada baris BCC sama seperti baris CC, kamu tidak diwajibkan untuk mengisi baris ini.
Baca juga :Apa itu CC dan BCC ? dan apa perbedaan CC dan BCC di email(Untuk kamu yang ingin tau apa itu cc dan bcc serta bagaimana penggunaannya yang benar, CC dan BCC biasa digunakan untuk pesan berisi tembusan ke alamat email tertentu. SIlahkan baca di link diatas untuk lebih jelasnya)
2. Tulis Subject Email
Setelah kamu menuliskan alamat email penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul pada email yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman email.
Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada gambar pertama judul email terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).
3. Tuliskan Salam Pembuka
Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan email, ada baiknya email yang kamu akan kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan penerima email.
Contoh salam pembuka formal
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat
Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima email maka kamu dapat menuliskan salam pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.
Email yang baik selalu memiliki tujuan yang jelas. Ketika kamu ingin menulis email, pikirkan sejenak dan tanyakan pada diri kamu, “ Untuk apa saya mengirim email ini?”. Jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan ini, kamu tidak seharusnya mengirimkan email.
Lalu tanyakan pada diri kamu ; “Apakah email ini penting?”. Kirimlah email mengenai sesuatu hal yang penting untuk menunjukan sikap sopan kepada penerima email. Jika sudah menentukan tujuan kamu, tulislah hal tersebut pada body email secara singkat, padat dan jelas.
Berikut adalah contoh pengiriman email yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:
5. Tuliskan Salam Penutup
Pada bagian akhir kamu dapat menuliskan salam penutup seperti, “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung situasinya. Berikut contoh salah satu salam penutup yang formal:
Best Regards,
ArzLock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. xxxx No. xxx
Tlp. 021- xxxxx Ext. xxx
Hp. +62 xxxxx -xxxxxx
Email.
Yudha note: Ini adalah signature/tanda tangan elektronik di pesan email. Kamu bisa set agar signature email terisi otomatis tiap kamu akan mengirimkan pesan email baru.
6. Lampirkan dokumen jika perlu
Tidak semua pesan email perlu lampiran, tapi jika dirasa perlu, kamu bisa melampirkan dokumen atau photo sebagai pelengkap.
Misalnya saat kamu akan mengirimkan surat lamaran kerja. Akan lebih baik jika selain dari email tersebut, kamu juga melampirkan CV (curriculum vitae) kamu.
7. Bersikap Sopan
Banyak Orang sering berpikir bahwa email terlihat kurang formal dibandingkan surat tradisional. Tapi pesan yang kamu kirim merupakan cerminan diri kamu sendiri, jadi diperlukan tingkat formalitas tertentu tergantung penerima email.
Jika kamu berhubungan baik dengan penerima email, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim email kepada seseorang yang belum ada kenal baik gunakan Bahasa formal.
Penerima dapat memutuskan untuk mencetak email dan membaginya dengan orang lain, jadi bersikap sopan dalam mengirim email sangatlah penting.
8. Periksa Gaya Bicara kamu
Ketika kamu bertemu orang secara langsung, kamu menggunakan bahasa tubuh, nada suara, dan ekspresi wajah untuk mengungkapkan maksud kamu. Dalam berkomunikasi melalui email hal tersebut tidak dapat dilakukan, dan ini berarti bahwa kamu tidak dapat mengetahui penerima email telah salah paham dengan pesan kamu.
Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan pendengaran. kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini.
Skenario 1:
Dear Revi,
Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi atau saya tidak akan ada materi untuk rapat besok.
Regards,
Hari
Skenario 2 :
Dear Revi,
Sehubungan dengan meeting yang dilakukan bersama Kepala Divisi kemarin, apakah bisa laporan saya terima hari ini?
Karena laporan tersebut akan saya gunakan sebagai materi rapat besok.
Regards,
Hari
Pada contoh diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah email kepada Revi. Di Skenario pertama kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.
9. Koreksi Tulisan
Sebelum kamu menekan tombol “kirim,” luangkan waktu sejenak untuk meninjau kembali email kamu karena kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca bisa saja terjadi saat penulisan. Cek juga apakah kamu perlu memformat tulisan kamu, misalnya apakah ada yang perlu di boldataugaris miringmungkin.
Pesan email Kamu mencerminkan citra kamu, jadi kamu bisa saja terlihat buruk jika mengirimkan pesan yang mengandung kesalahan ketik.
Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang email Kamu. Orang lebih cenderung membaca email singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis email kamu sesingkat mungkin, tanpa mengurangi informasi penting yang ingin disampaikan.
Ingat bahwa email yang kamu kirim adalah cerminan diri kamu. Jadi tulislah email secara singkat, padat dan jelas, lalu bayangkan bagaimana orang lain bisa menafsirkan nada pesan Kamu. Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.
Itulah tata cara menulis email dengan baik dan benar, jika ada yang ingin ditanyakan jangan sungkan untuk bertanya. Oh iya, dibawah ada tombol share, buat yang belum tau, apa fungsi tombol share, cobain aja dibawah 😛