SEIRING dengan perkembangan teknologi digital, gaya hidup paperless kini semakin digandrungi oleh masyarakat. Kertas bukan lagi jadi media utama yang digunakan untuk menulis dokumen-dokumen resmi, baik untuk kepentingan pekerjaan maupun sekolah.
Selain ramah lingkungan, kemudahan penggandaan dan penyebarluasan media dalam format digital merupakan salah satu kelebihan yang tidak bisa ditandingi oleh media konvensional seperti kertas. Salah satu format digital yang sangat familiar dalam kebutuhan pengiriman dokumen dan sudah menjadi standar di berbagai negara ialah PDF (portable document format).
Format dokumen portabel adalah format dokumen standar industri untuk berbagi dokumen. Dikembangkan oleh Adobe Systems, PDF merupakan replika yang tepat dari dokumen apa pun yang ingin Anda gandakan. Dokumen PDF dapat dilindungi dengan kata sandi dan memiliki fitur pengeditan atau pencetakan yang dibatasi oleh pembuat dokumen.
Lalu bagaimana cara membuat dokumen PDF? Untuk bisa membuat file PDF kita wajib menginstal aplikasi Adobe Acrobat Reader di komputer kita. Setelah terinstal, aplikasi tersebut akan tersambung otomatis menjadi converter ke dalam aplikasi pembuatan dokumen seperti Mircosoft Word.
Berikut cara menyimpan file PDF dari aplikasi Microsoft Word:
1. Buka situs web Microsoft dan unduh tambahan gratis yang memungkinkan Anda menyimpan file apa pun sebagai PDF. Perangkat lunak Anda mungkin sudah memiliki kemampuan ini, tetapi berdasarkan saat pertama kali membelinya. Add-in itu mungkin diperlukan.
2. Unduh dan instal add-in dengan mengikuti petunjuk di layar, lalu luncurkan kembali Microsoft Word.
3. Pilih File > Open untuk membuka dokumen yang ingin Anda simpan sebagai PDF atau cukup ketik dokumen baru.
4. Setelah dokumen siap, pilih File > Save As dan kemudian pilih PDF atau XPS. Lakukan langkah-langkah berikut di kotak dialog simpan.
5. Ketik nama untuk file baru di bawah File Name.
6. Di bawah Save as type, pilih PDF.
7. Pilih Open file after saving jika memiliki Adobe Reader atau pembaca PDF lain yang diinstal dan ingin segera melihat file.
8. Di bawah Optimize for pilih Standard jika perlu mempertahankan kualitas setinggi mungkin untuk dicetak atau pilih ukuran minimum jika tidak akan mencetak dokumen dan lebih suka ukuran file yang lebih kecil.
9. Setelah mengubah Opsi apa pun yang Anda butuhkan pilih Publikasikan dan Anda sekarang memiliki dokumen PDF. (OL-14)