Struktur Organisasi: Pengertian, Jenis dan Cara Menyusunnya – Demi kelancaran berjalannya aktivitas sebuah perusahaan, adanya struktur organisasi memegang peranan yang sangat penting.
Tak masalah jika perusahaan tersebut berskala kecil atau besar, tetapi adanya pengorganisasian akan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan tak terpusat pada satu kendali.
Adapun, fungsi dari adanya struktur organisasi juga adalah untuk memperjelas hubungan antar bagian dalam sebuah perusahan, dan apa fungsi adanya mereka.
Jadi, akan terlihat tuh, siapa yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan atau tugas.
Kamu pasti menyadarinya, kalau sebuah struktur organisasi biasanya digambarkan dalam sebuah bagan atau chart.
Hal tersebut dilakukan, untuk bisa mengatur posisi (teratas hingga terbawah), sekaligus membentuk garis komunikasi dan wewenang.
Sehingga, nantinya, komunikasi bisa terjalin dengan baik, efektif serta tepat karena langsung tertuju pada pengambil keputusan dari karyawan yang bertanggung jawab pada tugas tersebut.
Jadi, sebelum menyusun struktur organisasi yang tepat, kita lihat dulu yuk penjelasan lengkapnya!
Baca Juga: Agar Perusahaan Melesat, Ini 7 Soft Skills yang Perlu Dimiliki Karyawan
1. Pengertian Struktur Organisasi
Secara definisi, struktur organisasi merupakan komponen-komponen penyusun perusahaan, yang memperjelas kedudukan setiap posisi, termasuk juga pembagian hak dan kewajiban atas pekerjaan di dalamnya.
Dengan adanya struktur ini, perkerjaan akan berjalan lebih optimal.
Selain itu, seorang atasan pun bisa memberikan tugas kepada bawahannya secara adil serta sesuai dengan kompetisi masing-masing.
Seorang atasan pun juga memiliki tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya, dan tidak lepas begitu saja ketika terjadi masalah.
Tanpa adanya suatu organisasi yang terstruktur, perusahaan bisa saja mengalami kekacauan, terlebih dalam pembagian tugas pekerjaan.
Bisa – bisa satu orang melakukan pekerjaan banyak seorang diri, dan tentu saja ini tidak efektif dan dapat menghambat perkembangan dari perusahaan tersebut.
Baca Juga:Mengelola Utang Perusahaan, Begini Cara Tepatnya!
2. Pentingnya Struktur Organisasi
Sebelum membuat SOP, sistem kerja, job desk dan lainnya, kamu harus memiliki Organisasi yang terstruktur.
Percuma, jika kamu sudah membangu SOP yang tepat, namun memiliki organisasi yang tidak jelas, bahkan tak ada.
Biasanya memang, bisnis kecil yang terbilang baru, jarang menerapkan adanya struktur ini, karena mereka memilih memakai sistem gotong royong, alias melakukan pekerjaan secara “kerotokan” agar cepat selesai.
Tapi, tentu saja perusahaan akan bisnis yang kamu bangun tidak mau kecil terus, dong?
Awal-awal mungkin tidak mengapa, tapi lama kelamaan bukannya sinergi yang didapatkan melainkan kekacuan di dalam perusahaan.
Baca Juga:3 Tanda Bahwa Perusahaan Startup Kamu Harus Ubah Rencana Bisnis
Kejelasan Organisasi Membuat Pekerja Lebih Semangat karena Mengetahui Dengan Pasti Perannya Dalam Perusahaan
Bagi karyawan yang bekerja dengan kamu pun, adanya organisasi ini sangat penting supaya mereka lebih mengenal dengan baik apa perannya di perusahaan tersebut.
“Karyawan digaji untuk menghasilkan apa di perusahaan?”
“kepada siapa karyawan harus melaporkan pekerjaannya?, siapa atasannya?”
“Siapa rekan atau kolega yang ada?”
“Apa tanggung jawab yang harus dijalankan”
Hal-hal di atas memang terdengar sepele namun percayalah, adanya kejelasan seperti itu akan membuat karyawan merasa memiliki “peran” di perusahaan.
Sehingga, mereka pun akan dengan senang melakukan pekerjaan untuk mencapai tujuan perusahaan bersama-sama, karena merasa “dibutuhkan” di dalamnya.
Membentuk Tanggung Jawab Pekerja, Sehingga Pembagian Tugas Lebih Efektif
“Apalah arti dari sebuah struktur organisasi, atasan-bawahan, bagian A, B, C dan lainnya? Toh semuanya sama-sama bekerja dalam sebuah perusahaan”
Hilangkan pikiran itu segera, karena adanya organisasi yang terstruktur bisa menjadi acuan untuk memberikan tanggung jawab kepada karyawan sesuai dengan kemampuannya.
Setiap orang yang ada diperusahaan tentu memiliki kemampuan dengan level yang berbeda-beda.
Tak salah jika ada yang namanya, atasan atau bawahan yang disesuaikan dengan kemampuan orang tersebut.
Dengan mengetahui organisasi secara jelas, setiap harinya, setiap anggota di perusahaan akan sadar kalau memiliki tugas yang harus dipertanggungjawabkan kepada atasannya atau pemimpinnya.
Nah, lalu bagi atasan pun, akan mengetahui, kepada siapa harus meminta pertanggung jawaban akan pekerjaan yang ada ketika ada masalah atau hal lainnya.
Pembagian tugas yang ada juga lebih terperinci serta adil.
Tidak ada yang namanya “one man show”, atau kerja sendiri karena semuanya telah dibebankan kepada pemegang tanggung jawab masing-masing.
Hubungan Komunikasi antar Anggota Pekerja Lebih Lancar
“Communication is a key”
Komunikasi adalah kunci dalam sebuah perusahaan yang memiliki banyak anggota, untuk membuat setiap hal, atau tujuan yang ingin dicapai bisa terlaksana dengan baik.
Komunikasi antar devisi hingga antar devisi yang terjadi akan terjalin dengan baik, sehingga kolaborasi pun bisa dilaksanakan secara maksimal.
Hal ini penting adanya, karena dalam perusahaan atau organisasi, setiap jabatan saling terikat satu dengan yang lain.
Katakanlah bagian pemasaran dan keuangan.
Tentu bagian pemasaran harus berkoordinasi dengan bagian keuangan, sebelum melakukan pemasaran yang memerlukan biaya.
Bahkan, dengan menerapkan struktur organisasi, menjadi salah satu hal yang dapat mengelola keuangan secara efektif.
Kenapa?
pengelolaan keuangan perusahaan tentu membutuhkan koordinasi antara semua divisi, berhubung semua divisi menggunakan uang perusahaan untuk melakukan tugas-tugasnya.
Baca Juga:3 Cara Berpikir Perusahaan Start-Up, Bisa Meningkatkan Kondisi Keuangan
3. Komponen Struktur Organisasi yang Bisa Diaplikasikan di Perusahaan
Dalam struktur organisasi, terdapat beberapa bagian, seperti petinggi-petinggi perusahaan, dewan direksi, manajer, kepada divisi hingga di bawahnya terdapat staff.
Nah, sebagai pedoman dalam membuat struktur yang tepat, berikut komponennya yang bisa kamu catat.
Chief Executive Officer (CEO)
Jabatan tertinggi dalam suatu organisasi yang tugas utamanya adalah memberikan tujuan serta arah ke mana perusahaan akan berjalan.
Jajaran Direksi
Setidaknya terdapat tiga direkut dalam sebuah organisasi yaitu, direktur utama, direktur keuangan dan direktur personalia.
Direktur utama akan berhubungan langsung dalam membantu CEO.
Direktur keuangan akan bertugas mengawasi opersional keuangan perusahaan.
Sedangkan, direktur personalia akan bertanggung jawab terhadap hal ketenegakerjaan dan sumber daya organisasi.
Manajer
Tugas utama dari mereka adalah mengarahkan, menyeleksi, mengkomunikasikan pekerjaan dan memberikan pelatihan kepada staff.
Administrasi dan Gudang
Komponen ini wajib ada di perusahaan yang sudah berkembang.
Tugasnya antara lain untuk mengecek seluruh transaksi yang terjadi, melakukan pembukuan dan laporan penerimaan serta pengeluaran.
Divisi regional
Tanggung jawab dari mereka adalah menjalankan kebijakan dari SOP dari kantor pusat.
Biasanya adanya divisi regional diadakan untuk meningkatkan nilai tambah perusahaan.
4. Mulai Menyusun Struktur Organisasi
Setelah mengetahui hal-hal penting di atas tentang struktur organisasi, sekarang mari kita mulai untuk menyusun struktur yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Adapun, ada langkah-langkah yang bisa kamu terapkan, yaitu:
1. Menentukan Jenis Struktur yang Akan Digunakan
Hal pertama yang perlu dilakukan adalag menentukan jenis struktur berdasarkan kebutuhan.
Adapun, tedapat jenis-jenis antara lain:
Struktur Fungsional
Struktut ini termasuk yang paling umum digunakan dan pembagian organisasinya didasarkan pada fungsi dari setiap komponen.
Cara membuat struktur ini adalah dengan mengelompokkan organisasi menjadi beberapa bagian departemen dan memasukan nama pekerja di dalamnya.
Bagian departemen tersebut adalah, divisi personalia, pemasaran, produksi, pembelian dan divisi umum.
Jenis ini akan menunjukan nama kepala departemen hingga anggotanya yang berkewajiban melapor pada kepala.
Biasanya selain nama dan foto, jenis ini juga memasukan posisi, kewajiban tugas, kontak nomor telepon atau email hingga alamat rumah.
image source: karyaone.comStruktur Hierarki
Adapun jenis struktur ini akan dimulai dengan pimpinan perusahaan atau CEO lalu bergerak ke bawah, sesuai contoh.
Adanya garis vertikal antara satu posisi dengan yang lain, akan menandakan bahwa posisi yang dia atas, berkewajiban mengawasi posisi di bawahnya secara langsung.
Nah selain itu, ada juga garis horizontal yang menandakan bahwa kedua posisi tersebut memiliki hubungan/jabatan yang sejajar.
Jenis struktur ini juga paling banyak digunakan, terutama untuk perusahaan yang menjalankan usaha kecil atau menengah.
Pasalnya memang struktur ini sangatlah sederhana dan mudah diterapkan.
Img Source: creately.comStruktur Organisasi Lingkaran
Selanjutnya ada jenis yang tidak biasa namun ternyata sering digunakan lho akhir-akhir ini terutama untuk perusahaan start-up.
Adapun, jenis struktur ini memang lebih modern dibandingkan tipe hierarki yang masih sangat tradisional dan cenderung terdapat kesenjangan perbedaan yang sangat signifikan.
Adanya struktur tipe ini sebenarnya dimaksudkan untuk mengatakan bahwa semua individu di dalam perusahaan adalah bagian dari tim dan memiliki peran penting dalam perusahaan.
img source: broadly.comStruktur Metriks
Selanjutnya adalah jenis struktur organisasi metriks, yang cocok jika perusahaan kamu memiliki banyak pengawasan.
Sama seperti jenis hierarki, jenis ini akan menggambarkan hubungan pegawai dengan pengawasan langsung.
Tapi, yang membuatnya berbeda adalah, pada jenis matriks terdapat garis putus-putus yang menggambarkan hubungan tidak langsung antara karyawan dengan manajer atau kepada divisi.
2. Mengumpulkan Informasi Tentang Karyawan dan Mengelompokkannya
Setelah menentukan ingin menggunakan jenis yang mana, sekarang kamu perlu mendata semua karyawan yang ada di perusahaan.
Lalu, setelah semua informasi dan data didapatkan, tempatkan mereka sesuai dengan urutan dari jenis struktur yang kamu pilih.
Misalnya jenis hierarki, malah letakan pemimpin perusahaan paling atas dan yang lainnya mengikuti di bawahnya.
Baca Juga:5 Sikap Pemimpin Perusahaan yang Mampu Meningkatkan Penjualan Bisnis
3. Melengkapi Informasi dengan Memasukkan Data
Setelah mengelompokkan, masukan data pada dalam struktur yang kamu pilih.
Masukann nama, foto atau kontak yang bisa dihubungi.
Tak lupa, buat juga garis-garis vertikal atau horizontal antar pemegang posisi jika kamu memilih struktur hierarki dan fungsional.
Jika memilih jenis metrik, jangan lupa buat garis-garis putus untuk menunjukan hubungan tak langsung antar posisi.
Baca Juga:Etika Bisnis: Pengertian, Prinsip, Manfaat, serta Tujuannya
4. Memilih Alat untuk Membuat Struktur
Sekarang ini banyak sekali cara untuk kamu membuat struktur organisasi dengan mudah.
Kalau kamu lakukan pencarian di google, kamu akan mendapatkan banyak sekali template dari masing-masing jenis yang ingin kamu gunakan.
Selain itu, kamu juga bisa menggunakan MS.Word, atau software desain seperti Adobe Photoshop, dan Adobe Illustrator.
Bagaimana dengan penjelasan tentang struktur organisasi di atas? Cukup membantu kamu dalam menyusnnya secara mudah, bukan?
Dalam membangun perusahaan atau bisnis yang mencangkup banyak orang di dalamnya, memiliki struktur organisasi adalah hal penting yang bahkan harus diprioritaskan.
Tapi tidak hanya itu saja yang penting, adanya aliran dana modal yang lancar juga penting demi kelancaran sebuah bisnis dari suatu perusahaan.
Nah, jika kamu membutuhkan bantuan dana usaha, KoinBisnis dari KoinWorks bisa menjadi solusi dengan menawarkan pinjaman modal usaha hingga Rp2 miliar, dengan bunga rendah mulai dari 0,75% flat per bulan.
Caranya mudah banget, kamu cukup unduh aplikasi KoinWorks, lalu proses pengajuan akan dilakukan secara online melalui aplikasi ponsel.
Yuk ajukan sekarang!
Simulasi Pinjaman KoinWorks
Ketahui maksimum pinjaman dan cicilan per bulan
Estimasi jumlah maksimum pinjaman
Rp
* Tenor 6 bulan: Rp
* Tenor 12 bulan: Rp
* Tenor 24 bulan: Rp
Ulangi Simulasi